Cómo verificar la legitimidad de una compañía y la autenticidad de sus representantes

¿Es necesario y útil verificar si una Empresa en el Exterior es real y legítima?

¿Estás en medio de una negociación, te ofrecieron un préstamo, una inversión, un alquiler o una recompra de un bien, acción, tiempo compartido o derecho desde el exterior y necesitas comprobar si la contraparte es real? ¿Quieres confirmar si el negocio que estas por continuar es legítimo y no uno de tantos fraudes de los que se habla en internet? Son múltiples los escenarios y situaciones en que las verificaciones pueden parecer necesarias y convenientes.

Verificar la legitimidad de una operación a distancia y evaluar los riesgos ocultos antes de firmar o transferir dinero no es tarea sencilla pero es crucial en la defensa de tu patrimonio. En ESLEGITIMO.COM te podemos asistir en esa tarea con una Auditoría Rápida de Contingencias y Fact-Checking Contractual.

Toda operación a distancia supone un riesgo real. Quien te hace la propuesta de negocio conoce las variables y la realidad de lo que propone y además muy probablemente te conoce a ti. Pero tú no le conoces a él ni la realidad de lo que te propone. Tampoco lo puedes ver a distancia. De manera que, por muy pequeña que sea la inversión o modesto el compromiso que vas a asumir, siempre será conveniente, para reducir los riesgos de afectar tu patrimonio, que respecto del negocio propuesto realices una debida diligencia – due diligence – (esa misma que se realiza en los grandes negocios corporativos pero de manera proporcional a los intereses en juego).

Cuando una familia o empresa decide contratar a un empleado de confianza o al personal de servicio residencial, la regla elemental es solicitar y verificar cuidadosamente sus referencias personales y laborales. De forma análoga, al contratar a un constructor o contratista de obras, es habitual exigir la comprobación de antecedentes e inspeccionar los trabajos previos realizados.

Sin embargo, existe un desbalance en la percepción de seguridad. Mientras que en el ámbito corporativo multinacional es natural realizar auditorías rigurosas y procesos de Due Diligence antes de firmar cualquier acuerdo millonario, los ciudadanos y pequeños empresarios a veces comprometen sus ahorros bajo simple presunción de buena fe.

La necesidad de verificación no depende de la escala de la transacción, sino del impacto que tiene en el patrimonio de quien necesita realizarla. Un compromiso financiero de unos miles de dólares puede representar para un individuo el mismo nivel de importancia crítica que un contrato de millones para una gran corporación. Todos los acuerdos requieren diligencia debida. El monto de lo que se justifica pagar por ella es lo que hace la diferencia. Las alertas de agencias estatales de EE.UU en relación con quienes suplantan identidades y asumen fachadas ficticias para cometer fraudes confirman la necesidad de realizar labores de verificación antes de pagar o comprometerse.

En términos generales, llevar a cabo esa diligencia debida (due diligence) de negocios a distancia requiere de capacidades que no necesariamente todos poseen.  Por otra parte, el tamaño de la inversión o el nivel de compromiso y del impacto del riesgo en nuestro patrimonio pueden no justificar todos los esfuerzos y costos de contratar una debida diligencia exhaustiva.

La diligencia debida comprende la verificación de la legitimidad de la operación y de la compañía que es la contraparte así como la comprobación de la autenticidad de quienes se presentan como sus representantes. Supone también la verificación de la autenticidad de la operación y de las garantías que se ofrecen. Toda la operación a distancia puede potencialmente ser un fraude y las gestiones de una exhaustiva debida diligencia deberían poder confirmar o descartar, con ciertas limitaciones, esa situación. Nunca generará una certeza absoluta.

Ahora bien y como ya se ha dicho, realizar una debida diligencia (due diligence) exhaustiva no siempre se justifica desde el punto de vista económico cuando la inversión para ello no guarda proporción con el monto de la obligación o el pago que asumirás. Contratar a un bufete de abogados internacional o una firma de auditoría para realizar un due diligence exhaustivo puede costar miles de dólares, un monto cuyo pago puede parecer desproporcionado e injustificado asumir cuando el negocio propuesto solo sea de pequeña o mediana cuantía. La otra alternativa como es la suscripción a un servicio de compliance y verificación de KYC puede tampoco ser accesible.

Por otro lado, confiar ciegamente en la palabra del interlocutor puede ser una garantía de pérdida patrimonial. Los riesgos son reales y así se evidencia de alertas permanentes de agencias del gobierno americano en especial de la U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) con su programa PAUSE.

Para esos casos que no justifiquen la realización de una completa due diligence, conviene sin embargo realizar cuando menos una verificación rápida y comprensiva que permita constatar ciertas circunstancias que posibiliten que, de manera temprana, optes por descartar la negociación si tiene visos de ser un fraude o decidas si se justifica invertir mayores montos en la realización de labores adicionales de debida diligencia más profunda y exhaustiva en los casos que no haya señales evidentes de fraude.

La verificación (obviamente mas limitada que una due diligence exhaustiva) la puedes realizar también tú directamente haciendo uso del material que ponemos a tu disposición o bien, puedes contratar nuestra auditoría rápida de contingencias contractuales y fact-checking por un precio que de seguro coincidirás en considerar justificado pagar por las opciones que te da en cuanto a la protección de tu patrimonio.

En todo caso, la verificación es una diligencia que no debe dejar de hacerse antes de realizar cualquier pago y antes de asumir algún compromiso transnacional. Si no lo haces con tiempo llegarás al momento de asumir el compromiso con muchas dudas y sin haberte dado la opción de considerar descartar todo el negocio por los riesgos que supone para tu patrimonio. Parte de las razones que justifican la necesidad de la verificación te las explicamos a continuación.

La Trampa de la Distancia: Por qué incluso los Inversionistas más cautos caen en negociaciones fraudulentas

Es un mito creer que solo las personas ingenuas o ignorantes caen en estafas. La realidad desmiente ese mito. Entre quienes pierden capital en acuerdos a distancia están incluidos también muchos profesionales con experiencia y gran educación, empresarios capacitados así como representantes de clase media acomodada y prudente. Todos ellos sin embargo pueden caer víctimas de dos circunstancias o variables que las hacen tomar decisiones equivocadas: la asimetría de información y la presión situacional.

Si alguna vez sentiste esa duda de último minuto antes de enviar una transferencia internacional, firmar un documento digital o aceptar una propuesta urgente, la siguiente información puede explicar en parte la razón de la duda y el efecto en ella de las variables mencionadas.

Asimetría de Información: Cuando la otra parte controla el terreno y las reglas de juego

En una negociación presencial existen señales naturales que te ayudan a hacerte la idea de la legitimidad del negocio: lenguaje corporal de tus interlocutores, instalaciones físicas, oficinas corporativas, el contacto directo. En el entorno digital y remoto, esa simetría desaparece y son muy pocos los elementos disponibles que te ayudan a validar tus percepciones.

La asimetría de información ocurre cuando la contraparte conoce detalladamente las reglas del juego, la legislación local o los antecedentes del proyecto y particularidades de la industria, mientras que tú solo ves la versión que ellos han decidido mostrarte y que probablemente ha sido construida para ti luego de haberte perfilado y seleccionado para presentarte la propuesta de negocio.

Adicionalmente, en las negociaciones en entornos digitales la ubicación de tu contraparte es incierta. La tecnología le permite aparentar contactarte desde una ubicación y con números telefónicos que no son los reales. De manera que la jurisdicción, las oficinas y dirección física así como las reglas de juego no las conoces con seguridad. Serán las que te muestre la contraparte y la que tus sesgos te permitan apreciar.

Esa asimetría de información puede ser explotada por tu interlocutor haciendo creer circunstancias o supuestos que no existen o descartando otros que si existen y para ello se aprovechará también de tus ideas preconcebidas.

La forma de contrarrestar esta asimetría en la información es con la verificación de los hechos que puedes efectivamente comprobar.

Presión Situacional: el factor invisible que afecta la toma de decisiones

Rara vez las estafas y fraudes se producen en momentos de calma o cuando se ha tenido la oportunidad de verificar bien los elementos de la negociación. Se activan usualmente cuando te enfrentas a una presión situacional caracterizada por un estado real o creado por la contraparte que te hace decidir y actuar con sentido de urgencia, bajo el criterio que has dejado avanzar demasiado las negociaciones como para abandonarlas o bajo la convicción o temor que perderás una oportunidad que no se repetirá. Si tu interlocutor es un estafador, sabrá cómo aprovecharse al máximo de esa presión y la incrementará si ello es posible. Incluso si no es un estafador, tratará de sacar provecho de tales circunstancias.

Junto con la presión y la información condicionada por la distancia, pueden operar en tu contra y hacer que como inversionista tomes una mal decisión, las ideas preconcebidas y presunciones que no son necesariamente ciertas. Entre ellas pueden citarse las ideas que te hacen sentir protegido al usar el sistema financiero global, la presunción que toda empresa que aparece registrada es legítima, o que la presentación de una licencia real para actuar de fiduciario garantiza la seguridad de la operación.  La presunción de buena fe como rectora de las operaciones comerciales te llevará a veces a avergonzarte de exigir pruebas a la contraparte y ello puede ser explotado por ella como también las ideas que se han mencionado anteriormente. Todas esas presunciones, ideas preconcebidas y sesgos equivocados debes mantenerlos a raya. La vida actual hace que la buena fe debe ser presumida. No obstante no debe paralizar tus esfuerzos de verificación que comprueben su vigencia efectiva en toda negociación que lleves a cabo.

El Momento Crítico: Las dudas de último minuto – la intuición que te avisa

Es posible que este sea el escenario que se te presentó: semanas o incluso meses de conversaciones telefónicas o por correo o mensajería con tu contraparte. La propuesta que te presentó parece lógica, te confirma una idea que tenías y te resuelve un problema y encaja con tus expectativas y muchas veces las supera. La oferta económica no la puedes olvidar. Es una buena oportunidad que sientes que no puedes perder. Pero justo antes del cierre o antes de asumir el compromiso o hacer el pago hay algo que te incomoda y te hace surgir la duda:

• El negocio que te ofrecieron es demasiado bueno para ser verdad
• En una conversación no relacionada descubres que la cuenta de destino a la cual debes hacer el pago pertenece a un tercero o a una jurisdicción inesperada.
• Te hacen referencia a un pago adelantado bajo conceptos ambiguos como “tasas de liberación”, “impuestos especiales” o “comisiones técnicas”.
• Aparece una adenda urgente que no estaba contemplada inicialmente y que debe firmarse “de inmediato”.
• Te presionan para que termines de firmar o hacer el pago

Ese instante de duda no es paranoia: es sistema de alerta que te pide verificar la coherencia y legitimidad del acuerdo antes de proseguir. Puede ser que en ese momento vuelvas a recordar que la oferta no la buscaste tú sino que fue la contraparte la que te contactó. Por ello tienes que actuar con cautela y luego de verificar.

La vulnerabilidad en los negocios a distancia

Ser vulnerable en una negociación remota o digital no depende de la inteligencia, sino del contexto. Reconocer que la asimetría de información es inherente a las negociaciones transfronterizas es el primer paso para proteger tu patrimonio pues te obliga a verificar elementos que de otra manera darías por ciertos.

Antes de ejecutar una transferencia online o firmar un documento y asumir un compromiso, aplica una regla simple: actúa con cautela y solo después de verificar.

Una revisión no sometida a prisas o urgencias artificiales y sin estar sometido a manipulaciones, normalmente será suficiente para detectar inconsistencias, confirmar datos y recuperar el control de la negociación. Pero para eso has debido haber cumplido con la debida diligencia.

En acuerdos a distancia (como en cualquier convenio), la certeza no proviene de confiar en la contraparte, sino de validar y verificar la coherencia de la información. Y aun así muchas veces la certeza solo la tendremos después de la ejecución del convenio.

Las dificultades de la verificación: No todo lo que ves es cierto

La verificación es necesaria y útil pero no es garantía de absoluta certeza. Si puede sin embargo detectar inconsistencias que te permitan tomar la decisión temprana de descartar la operación y descontinuar las negociaciones.

Cuando la magnitud de las inversiones no justifiquen la contratación de una diligencia debida (due diligence) exhaustiva por altas sumas en honorarios a firmas o consultoras legales o auditoras locales o la suscripción de software o servicios de compliance y KYC, de todos modos no conviene prescindir de una verificación y fact-checking que compruebe las circunstancias básicas que te permitan optar decidir de manera informada si continuar o descartar el negocio.

La verificación puedes hacerla y autogestionarla tú pero debes saber que no se trata de constatar hechos aislados sino concatenarlos y determinar si son coherentes con lo que es la propuesta de negocio. Las labores no son fáciles si te encuentras a gran distancia y no puedes comprobar ciertos hechos en la dirección que tu contraparte afirma tener su sede. Por otra parte, la información que obtengas mediante el uso de ciertas herramientas en línea no será todo lo confiable como sería deseable pues se basa muchas veces en registros desactualizados, registros verdaderos pero suplantados, aplicaciones que dependen de denuncias que no se hacen y otra serie de elementos que distorsionan las conclusiones respecto de la legitimidad de una sociedad o una operación.

Por otra parte, no toda información que obtengas o documentos que te presenten en respaldo de afirmaciones de tus interlocutores, será cierta. Ello podrás confirmarlo en la verificación.

Vivimos en la era de la información, pero también en la era de la ingeniería del engaño financiero y de la ingeniería social. Cuando un inversionista de clase media en Latinoamérica recibe una oferta atractiva desde el exterior —ya sea para liquidar, alquilar o revender un tiempo compartido, participar en bienes raíces u otra inversión o cobrar derechos corporativos—, su primera reacción instintiva probablemente será intentar comprobar por sus propios medios la veracidad de la empresa que le hizo la oferta.

Sin embargo, la gran mayoría de las víctimas descubre con frustración que los métodos habituales fallan pues no le aportan la certeza que buscan.

El fracaso de las herramientas de búsqueda y reverse lookup

Consultar aplicaciones gratuitas, bases de datos públicas de registros mercantiles o herramientas de reverse lookup telefónico o digital suele llevarnos a un callejón sin salida que no nos acerca a la certeza que buscamos. ¿La razón? Los estafadores operan utilizando fachadas legales reales.

• En muchos casos, la empresa que te contacta efectivamente existe en los registros públicos de Estados Unidos, Europa o América Latina.
• Las direcciones web parecen profesionales, los teléfonos responden y los números de registro mercantil figuran en las bases de datos oficiales.
• El problema crítico no es si el registro existe, sino quién está operando detrás de él y si quien te ha contactado representa a la sociedad legítima.
• Habrá oportunidades en que los registros online te reportarán una sociedad con buena reputación y en actividad y sin embargo al indagar descubrirás que la misma se encuentra disuelta administrativamente y que hay denuncias respecto de ella por haber sido suplantada para cometer fraudes. Esas denuncias sin embargo no se han hecho a la aplicación online que reportó la reputación.

Después de hacer todas las averiguaciones en internet, es común que permanezcas en la incertidumbre.  La verificación directa en registros oficiales y las aplicaciones gratuitas de reputación o los buscadores básicos no te darán la certeza que necesitas y buscas para arriesgar tu patrimonio. O peor, puedes concluir equivocadamente que por no existir registros negativos confirmatorios de fraude, la operación debe, por argumento en contrario, ser legítima. Y esa puede ser una conclusión con consecuencias costosas.  

Ante la imposibilidad de encontrar una respuesta clara por tus propios medios, las dudas de última hora se acumulan, especialmente cuando estás desesperado por cerrar un negocio, salir de un activo problemático (como un tiempo compartido) o recuperar los fondos perdidos en un fraude previo.

Cuando las herramientas y aplicaciones automáticas fallan y la inversión no justifica el pago de costosos honorarios de una firma legal internacional, necesitas un nivel intermedio de análisis experto que te permita tomar de manera temprana la decisión de continuar o no con la negociación.

Lo que no debes hacer en ningún caso es confiar ciegamente en la palabra del interlocutor pues ello puede ser una garantía de pérdida patrimonial.

La respuesta inteligente se encuentra en un punto intermedio: el Fact-Checking Operativo y la Auditoría rápida de Contingencias Contractuales. No se trata de emitir un fallo jurídico definitivo, sino de concatenar la historia digital, los rastros de suplantación y la coherencia lógica de las promesas frente a la realidad del mercado y la posibilidad real del negocio propuesto. Y para ello se cuenta con la misma información a la que tendrías acceso tú pero localizada, procesada e interpretada con base en la experiencia adquirida con el tiempo, lo que permite también ofrecer los resultados en un plazo breve.

Frente a las suscripciones no accesibles de servicios de compliance o frente a las tarifas prohibitivas de las firmas tradicionales y de sus exhaustivas verificaciones que muchas veces te confirmarán lo que habrás podido verificar de manera mas modesta, nuestro análisis aporta el nivel de verificación adecuado a la magnitud de tu inversión.

Sin las ataduras de una suscripción corporativa de software ni el costo de los grandes despachos puedes obtener un dictamen puntual, analítico y en español a una tarifa transparente y adaptada a la escala de tu decisión. En ESLEGITIMO.COM no emitimos dictámenes jurídicos vinculantes, sino que realizamos un Fact-Checking Operativo y Auditoría de Contingencias Contractuales

1. Concatenamos indicios: Cruzamos la historia digital, los rastros registrales y los canales reales de comunicación para detectar suplantaciones.
2. Evaluamos la coherencia: Analizamos si las promesas de la contraparte son técnicamente factibles en el mercado real, si son razonables o si se trata de un esquema prefabricado cuyo objetivo es convencerte.
3. Te damos capacidad de decisión: Te entregamos un informe rápido y accesible para que decidas con información apropiada, si debes descartar el negocio de inmediato o si vale la pena contratar a un abogado local para una revisión formal.

En ESLEGITIMO.COM contamos con la experiencia para analizar los mismos elementos e información disponible en archivos y plataformas públicas y llegar en un tiempo breve y por una contraprestación razonable a las conclusiones que buscas para poder decidir razonadamente la continuación o no de un negocio o la conveniencia y necesidad de profundizar en las gestiones de verificación para alcanzar los niveles de confianza y seguridad que requieras. Ello, sin embargo, puede demostrar en ocasiones ser imposible de alcanzar.

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